Segundo o Manual para a Gestão de Documentos, Plano de classificação é um “documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura da entidade produtora ou de um arquivo.”[[#_ftn1|[1]]]
O plano de classificação tem por objectivo organizar a documentação da instituição e facilitar a recuperação da informação de forma rápida, eficaz e pertinente.
Etapas para a elaboração do plano de classificação[[#_ftn2|[2]]]:
1. Criação de um Grupo de Trabalho constituído por:
a. Responsável pelo sistema de gestão documental
b. Responsável pelo arquivo intermédio e pela avaliação documental
c. Representantes dos vários serviços da instituição/organização
d. Técnico (s) de organização e métodos administrativos
Este Grupo de Trabalho será o responsável pela execução de todas as etapas prévias necessárias à construção do Plano de Classificação;
2. Recolha de todos os documentos legais que criam e regulam a actividade de organização;
3. Elaboração de uma linha exaustiva de funções e actividades da organização;
4. Estudo do organograma da instituição;
5. Consulta dos documentos que identificam as relações entre as unidades administrativas, para o da mesma função;
6. Identificação de todas as séries documentais produzidas ou recebidas pela organização, precisando o seu uso e finalidade;
7. Construção do Plano de Classificação:
a. Inventariar todos os itens a incluir no plano à elaborar fichas
b. Agrupar as fichas de item, para criar rubricas mais gerais (classes e sub-classes)
c. Encontrar um título para cada classe e sub-classe
d. Ordenar as rubricas
e. Redigir o Plano
f. Verificar se está bem hierarquizado
g. Escolher uma codificação que reflicta a hierarquia e possibilite extensões
h. Elaborar um índice alfabético de rubricas.
8. Implementação progressiva do Plano;
9. Acompanhamento da aplicação do plano de forma a obter a adesão de todos os utilizadores;
10. Actualização pertinente do Plano.
O plano de classificação deverá incluir uma introdução que apresente as características do plano, as grandes classes e o modo de emprego do plano. Deverá incluir também, à frente de cada classe ou sub-classe, a respectiva codificação, que pode ser numérica ou alfanumérica.
Deverá ter uma apresentação gráfica que saliente nitidamente a hierarquização e deverá ser apresentado numa publicação de fácil manuseamento, na medida em que será um instrumento de trabalho e de pesquisa muito utilizado.
[[#_ftnref1|[1]]]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. ISBN 972-8107-38-2 [[#_ftnref2|[2]]]PEIXOTO, António Maranhão – Sistema de Arquivo: a organização. Viana do Castelo: Curso de Técnicos Profissionais de Arquivo, 2002-2003
Segundo o Manual para a Gestão de Documentos, Plano de classificação é um “documento que regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura da entidade produtora ou de um arquivo.”[[#_ftn1|[1]]]
O plano de classificação tem por objectivo organizar a documentação da instituição e facilitar a recuperação da informação de forma rápida, eficaz e pertinente.
Etapas para a elaboração do plano de classificação[[#_ftn2|[2]]]:
1. Criação de um Grupo de Trabalho constituído por:
a. Responsável pelo sistema de gestão documental
b. Responsável pelo arquivo intermédio e pela avaliação documental
c. Representantes dos vários serviços da instituição/organização
d. Técnico (s) de organização e métodos administrativos
Este Grupo de Trabalho será o responsável pela execução de todas as etapas prévias necessárias à construção do Plano de Classificação;
2. Recolha de todos os documentos legais que criam e regulam a actividade de organização;
3. Elaboração de uma linha exaustiva de funções e actividades da organização;
4. Estudo do organograma da instituição;
5. Consulta dos documentos que identificam as relações entre as unidades administrativas, para o da mesma função;
6. Identificação de todas as séries documentais produzidas ou recebidas pela organização, precisando o seu uso e finalidade;
7. Construção do Plano de Classificação:
a. Inventariar todos os itens a incluir no plano à elaborar fichas
b. Agrupar as fichas de item, para criar rubricas mais gerais (classes e sub-classes)
c. Encontrar um título para cada classe e sub-classe
d. Ordenar as rubricas
e. Redigir o Plano
f. Verificar se está bem hierarquizado
g. Escolher uma codificação que reflicta a hierarquia e possibilite extensões
h. Elaborar um índice alfabético de rubricas.
8. Implementação progressiva do Plano;
9. Acompanhamento da aplicação do plano de forma a obter a adesão de todos os utilizadores;
10. Actualização pertinente do Plano.
O plano de classificação deverá incluir uma introdução que apresente as características do plano, as grandes classes e o modo de emprego do plano. Deverá incluir também, à frente de cada classe ou sub-classe, a respectiva codificação, que pode ser numérica ou alfanumérica.
Deverá ter uma apresentação gráfica que saliente nitidamente a hierarquização e deverá ser apresentado numa publicação de fácil manuseamento, na medida em que será um instrumento de trabalho e de pesquisa muito utilizado.
[[#_ftnref1|[1]]] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. ISBN 972-8107-38-2
[[#_ftnref2|[2]]] PEIXOTO, António Maranhão – Sistema de Arquivo: a organização. Viana do Castelo: Curso de Técnicos Profissionais de Arquivo, 2002-2003